1. Hội nghị trực tuyến (teleconference) là gì? Dành cho ai?
Hội nghị trực tuyến là một giải pháp cho việc tổ chức cuộc họp một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời giúp hạn chế tiếp xúc trực tiếp. Đây là một phương pháp tổ chức cuộc họp thông qua hệ thống viễn thông, sử dụng mạng internet để truyền tải âm thanh và hình ảnh giữa các địa điểm khác nhau.
Hội nghị truyền hình trực tuyến còn được gọi là teleconference. Điều này có nghĩa là các thành viên không cần có mặt trực tiếp tại địa điểm tổ chức họp mà có thể tham dự cuộc họp thông qua các thiết bị hỗ trợ như camera, laptop, smartphone…
Bạn có thể áp dụng hình thức hội nghị truyền hình cho hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp. Đồng thời, các trường đại học, trung tâm đào tạo và bệnh viện lớn cũng có thể triển khai hình thức này.
2. Đặc tính của hội nghị truyền hình
Hội nghị truyền hình trực tuyến có một số đặc tính quan trọng như sau:
- Tổ chức mọi lúc mọi nơi 24/7: Bạn có thể tổ chức hội nghị truyền hình bất kể lúc nào và ở bất kỳ địa điểm nào, chỉ cần có hệ thống thiết bị truyền tải âm thanh, hình ảnh và kết nối mạng internet.
- Không giới hạn khoảng cách: Thành viên tham dự cuộc họp không cần có mặt trực tiếp tại địa điểm tổ chức họp. Họ có thể tham gia họp thông qua laptop, smartphone, hoặc LCD.
- Dễ sử dụng: Các thiết bị sử dụng trong hội nghị truyền hình như phần mềm, camera, máy chiếu… đã được cài đặt sẵn và rất dễ sử dụng.
- Chủ động quản lý, giám sát, điều khiển cuộc họp: Nhờ hệ thống camera, ban lãnh đạo hoặc người chủ trì cuộc họp có thể quản lý và điều chỉnh cuộc họp một cách dễ dàng và hiệu quả.
3. Lợi ích họp hội nghị trực tuyến trong kinh doanh
Hội nghị trực tuyến mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt đối với kinh doanh và quản lý doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí: Bạn không cần phải chi tiêu cho việc di chuyển và ăn ở giữa hai địa điểm. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, chỉ cần đầu tư vào hệ thống ban đầu là đủ.
- Tiết kiệm thời gian di chuyển: Bạn chỉ cần đến phòng họp, không cần phải di chuyển bằng tàu hoặc máy bay. Cuộc họp diễn ra trực tiếp tại nơi làm việc một cách nhanh chóng.
- An toàn, bảo mật cao: Chỉ những người được cấp quyền mới có thể tham gia cuộc họp trực tuyến, giúp đảm bảo an toàn thông tin.
- Lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp: Một số hệ thống hội nghị truyền hình có tính năng lưu lại thông tin, giúp bạn dễ dàng xem lại nội dung cuộc họp.
- Độ ổn định của hình ảnh và âm thanh cao: So với các giải pháp phần mềm miễn phí như Google Hangout, Skype for Business, hội nghị truyền hình trực tuyến có độ ổn định và chất lượng hình ảnh, âm thanh tốt hơn.
- Linh hoạt: Bạn có thể cài đặt hệ thống ở nhiều địa điểm khác nhau tùy theo nhu cầu tổ chức họp.
4. Các loại hình họp hội nghị trực tuyến
Hiện nay, có 3 cách phân loại hình thức hội nghị truyền hình phổ biến nhất theo công nghệ, quy mô và hình thức.
4.1. Phân loại theo công nghệ
4.1.1. Video conference
Video conference là hình thức họp trực tuyến qua video giữa các thành viên ở những địa điểm khác nhau. Các thành viên có thể trò chuyện và nhìn thấy nhau qua màn hình.
Các thiết bị sử dụng trong hệ thống video conference bao gồm: phần mềm gọi video, mạng internet và các thiết bị có khả năng xem và gọi video như laptop, smartphone, tablet…
Cách hoạt động của video conference như sau: Người tổ chức tạo một phòng họp chung trên phần mềm, sau đó gửi cuộc gọi video tới các thiết bị của thành viên tham gia. Khi kết nối, người dùng có thể trò chuyện và nhận thông tin (âm thanh, hình ảnh, văn bản…) một cách dễ dàng.
4.1.2. Audio conference hay Voice conference
Audio conference là hình thức họp trực tuyến qua cuộc gọi thoại, sử dụng các thiết bị có khả năng truyền và nhận âm thanh. Các thành viên chỉ có thể trao đổi mà không thể nhìn thấy nhau hoặc chia sẻ và xem văn bản trực tuyến.
Các thiết bị sử dụng phổ biến nhất là phần mềm gọi thoại hoặc điện thoại hội nghị, cùng với mạng internet.
Cách hoạt động của audio conference tương tự như video conference. Tuy nhiên, ở hình thức này, các thành viên chỉ có khả năng gửi và nhận âm thanh.
4.1.3. Web conference
Web conference là hình thức tổ chức cuộc họp trên website, giúp người dùng trao đổi trực tiếp thông tin (âm thanh, video, dữ liệu, văn bản…). Hình thức này cho phép các thành viên chia sẻ file dữ liệu (word, ppt, excel, pdf…) một cách trực tiếp.
Các thiết bị có trong hệ thống web conference bao gồm: LCD/PC/Laptop, camera, remote, bộ xử lý code, website và hệ thống mạng internet.
Cách hoạt động: Người tổ chức tạo một phòng họp trên website, các thành viên cùng truy cập vào website và tham gia họp trực tuyến.
4.2. Phân loại theo quy mô
Theo quy mô, hội nghị truyền hình có 3 loại:
- Hội nghị trực tuyến cá nhân (personal): Có quy mô nhỏ, thường được sử dụng giữa 2 cá nhân. Các thiết bị sử dụng bao gồm phần mềm gọi họp trực tuyến, tai nghe, webcam…
- Hội nghị trực tuyến Studio (Middle Class): Có quy mô trung bình, thường được sử dụng cho một nhóm người hoặc phòng ban. Các thành viên tham gia cần có các thiết bị chuyên dụng như camera, micro, phần mềm họp trực tuyến và mạng internet.
- Hội nghị trực tuyến quy mô rộng (Classroom): Là hình thức tổ chức hội nghị chuyên dụng dành cho các cuộc họp, hội nghị có quy mô lớn. Số lượng trang thiết bị nhiều hơn, phần mềm họp trực tuyến đa điểm và quy mô rộng hơn.
4.3. Phân loại theo hình thức
Theo hình thức, hội nghị truyền hình có 2 loại:
- Hội nghị trực tuyến điểm – điểm (point-to-point): Hình thức họp với sự tham gia trực tuyến của 2 địa điểm.
- Hội nghị trực tuyến đa điểm (multipoint): Hình thức họp với sự tham gia trực tuyến của nhiều địa điểm khác nhau.
5. Cách hoạt động của hội nghị truyền hình
5.1. Các thiết bị có trong hệ thống
Để tổ chức cuộc họp trực tuyến, bạn cần có:
- Video đầu vào: bao gồm webcam hoặc camera video.
- Video đầu ra: bao gồm màn hình truyền hình, máy chiếu hoặc màn hình máy tính.
- Âm thanh đầu vào: bao gồm micro, bộ ghi cassette, CD/DVD hoặc bất kỳ nguồn âm thanh nào có khả năng ghi nhận.
- Âm thanh đầu ra: bao gồm loa phóng thanh kèm theo thiết bị hiển thị hoặc máy tính, điện thoại.
- Truyền dữ liệu: mạng internet, mạng LAN, số điện thoại hoặc các hình thức tương tự như Gmail hoặc các tài khoản trực tuyến khác.
5.2. Cách hoạt động
Cách hoạt động của hội nghị truyền hình – teleconference khá đơn giản như sau:
Bước 1: Người tổ chức cuộc họp tạo một phòng họp chung trên website hoặc phần mềm họp trực tuyến. Sau đó, gửi lời mời tham gia cuộc họp đến các thành viên.
Bước 2: Các thành viên chấp nhận lời mời tham gia và kết nối với nhau thông qua mạng internet hoặc mạng LAN.
Bước 3: Người tổ chức tiến hành cuộc họp. Sau khi kết thúc, các thành viên rời khỏi phòng họp và tắt các thiết bị đã sử dụng (mic, camera…).
Đối với những cuộc họp quan trọng và có số lượng thành viên tham gia lớn, bạn cần có một máy chủ để xử lý các cuộc gọi, tin nhắn và các vấn đề khác.
HEFC đã chỉnh sửa nội dung bài viết. Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng truy cập hefc.edu.vn.
