Ngoài tiền mặt, thẻ, voucher – khách sạn còn có phương thức thanh toán nào khác? Hãy cùng sentayho.com.vn tìm hiểu kỹ hơn về 6 phương thức thanh toán cho khách sạn qua bài viết của tác giả Jen Nguyễn nhé!
►Xác định phương thức thanh toán
Vui lòng lưu ý phương thức thanh toán hiển thị trên đặt phòng:
+Khách thanh toán trực tiếp tại khách sạn
p>
+Khách đã thanh toán trước qua OTA
+Khách đã đặt qua OTA TA/Corp và đã thanh toán trước
+Khách đã đặt qua TA /Corp nhưng chưa thanh toán Thanh toán tại khách sạn.
+ Nợ/Chuyển tiền
► 6 Phương thức Thanh toán Khách sạn
– Phương thức Thanh toán Tiền mặt
+ Từ Booking Nguồn: Direct, Future, sentayho.com.vn, Travel Agency – TA, Payment at TA’s Hotel, Company – Corp, OTA.
+ Áp dụng như hình thức thanh toán trực tiếp tại khách sạn.
+ Đặc điểm: Một loại tiền tệ phổ biến được lưu hành trên toàn thế giới.
+ Yêu cầu: Không gãy, không rách nát, đây không phải là tiền giả.
+ Thao tác:
• Nhận tiền mặt từ khách hàng đúng với số tiền trên hóa đơn mà hệ thống in ra. Phần thừa sẽ được trả lại cho khách hàng.
• Khách hàng ký vào hóa đơn.
+ Lưu ý: Đếm tiền trước mặt khách, và yêu cầu khách xác nhận lại lần nữa.
+ Hóa đơn đỏ:
• Xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng cũ.
• sentayho.com.vn: kiểm tra kế toán bán hàng có cụ thể
– phương thức thanh toán thẻ
+ từ nguồn đặt phòng: Direct, Future, sentayho.com.vn , TA, thanh toán tại khách sạn TA, Corp, OTA.
+ Áp dụng cho hình thức thanh toán trực tiếp tại khách sạn.
+ Đặc điểm: Visa, Master card , JCB, Dinner Card… Tất cả các loại thẻ trong danh sách đều được phát hành bởi các ngân hàng có máy POS. Chủ thẻ phải trùng tên trên PP/ID và họ và tên khi đặt dịch vụ
• Khi thông tin không khớp, khách hàng cần điền đầy đủ giấy ủy quyền thu phí thẻ bao gồm: Kèm theo xác nhận của chủ thẻ Giấy ủy quyền nhận thẻ; Ảnh CMND/PP của chủ thẻ; ảnh mặt trước và mặt sau của thẻ.
Khi thanh toán bằng thẻ tín dụng, nhân viên lễ tân-thu ngân cần kiểm tra kỹ thông tin thẻ
+ Thao tác: Quẹt thẻ Hoạt động trên từng model máy POS của từng ngân hàng:
• Sẽ đọc Đầu đọc thẻ được lắp vào máy POS.
• Nhập số tiền
• Nhập mật khẩu (nếu có)
• Nhập phiếu xác nhận
• Xé 3 liên và nộp Chữ ký của chủ thẻ/chữ ký của người được ủy quyền: Liên 1 – khách sạn (kẹp trong hóa đơn) thanh toán được in từ hệ thống), liên 2 – khách; liên 3: ngân hàng (ghi sổ FO).
+ Lưu ý:
• Trên thẻ phải có chữ ký của khách hàng.
+ p>
• Nếu muốn xác thực trước thẻ bằng sentayho.com.vn, khách hàng cần đăng nhập liên ngân hàng đã đăng ký trước đó.
+ Hóa đơn đỏ:
• Có thể xuất hóa đơn
• sentayho.com.vn: Vui lòng hỏi ý kiến nhân viên kế toán và kinh doanh để biết quy định cụ thể.
– Phương thức thanh toán MOTO
+ Từ nguồn đặt phòng: Agoda, Expedia, Ctrip/Trip.com… Thẻ xác thực: sentayho.com.vn
+ Áp dụng cho thẻ ảo, khách trả trước.
+ Tính năng:
• Expedia: Cập nhật số thẻ thanh toán khi đặt phòng.
• Ctrip/Trip, Agoda: mã do nhân viên bán hàng cung cấp.
+ Thao tác:
• Nạp tiền cho MOTO theo hướng dẫn máy POS của ngân hàng: liên hệ 1 + 2 – kẹp hóa đơn khi đặt xe; liên hệ 3: FO để giữ tài khoản
p >
+ Lưu ý: Ngân hàng liên ngân hàng phải có mã số đặt phòng để tiện tra cứu
+ Hóa đơn đỏ: Không xuất được hóa đơn đỏ, vì đã thanh toán tiền phòng và giá tính là khác biệt.
– Phương thức thanh toán bằng phiếu thưởng/hàng đổi hàng
+ Từ nguồn đặt phòng: Travel Agent, Corp.
+ Tính năng:
p>
• Do TGĐ khách sạn/Mộc cấp và ký.
• Do bộ phận kế toán theo dõi
• Mã chứng từ
p>
Phiếu phải có chữ ký/đóng dấu của TGĐ khách sạn và có mã số rõ ràng
+ Yêu cầu:
• Phải có chữ ký/đóng dấu của công ty.
• Phải có tên trong danh sách xuất chứng từ do kế toán cung cấp.
+ Hành động:
• Nhận chứng từ của khách hàng
• Bản sao chứng từ
• Chứng từ gốc kèm theo đặt phòng/hóa đơn
p> p>
• Phiếu thu photo lưu tại quầy lễ tân để kế toán
+ Lưu ý:
• Phiếu không có trong danh sách phát hành, phải liên hệ kế toán/bán hàng để kiểm tra lại .
• Các điều khoản và điều kiện của phiếu thưởng được áp dụng.
+ Hóa đơn đỏ:
• Có thể xuất hóa đơn đỏ
• Yêu cầu kiểm tra lại với kế toán và bán hàng.
– Phương thức thanh toán FOC/HU
+ Từ Bộ phận nguồn: Sales De, Chủ đầu tư
+ Đối với Doanh nghiệp & Doanh nghiệp/ Thỏa thuận Giữa các đại lý.
+ Tính năng:
• Đồng ý và xuất trình khi đặt phòng.
• Nhân viên chịu trách nhiệm được xác định bởi nhân viên bán hàng.
+ Yêu cầu:
• Cần có xác nhận đặt chỗ của Sales.
+ Hành động: Miễn phí.
+ Lưu ý:
• Phân biệt giữa FOC (phòng miễn phí) và phòng HU (phòng sử dụng nội bộ)
• Bán hàng cần thiết không vượt qua vì lý do cụ thể Kết quả FOC phải được DOSM/GM phê duyệt
+ Không có hóa đơn đỏ
– Phương thức thanh toán City Ledger
+ Từ nguồn đặt chỗ: Travel Agent, Corp
+ Form xin nợ/chuyển khoản hàng tháng sau này
+ Đặc điểm:
• Tại thời điểm ký bán phòng hợp đồng hoặc theo Thỏa thuận giữa bán hàng và đối tác được đàm phán.
• Danh sách công ty nợ sẽ được kế toán cập nhật hoặc thống nhất theo từng lần đặt phòng.
+ Yêu cầu:
• Cần có xác nhận đặt chỗ của Sales.
• Danh sách các công ty quá hạn phải được cập nhật từ phòng kế toán.
+ Thao tác:
• Thao tác trên PMS là City Ledger
• Cập nhật hồ sơ công nợ gửi kế toán. thanh toán – Doanh số hàng ngày.
+ LƯU Ý:
• Khách hàng kiểm tra kỹ các giấy nợ/chuyển khoản trước và sau khi xuất kho để có hướng giải quyết phù hợp.
+ Xuất vé đỏ.
► Quy định xuất vé đỏ
Trong trường hợp xuất vé đỏ, thông tin lễ tân cung cấp cho khách bao gồm:
+ tên công ty
+ Địa chỉ
+ Mã số thuế
Đồng thời yêu cầu thêm thông tin:
+ Tên người nhận hóa đơn
+ Số điện thoại người nhận
+ Địa chỉ người nhận
Cập nhật thông tin trên excel và gửi vào hòm thư cuối lớp kế toán theo mẫu
►Một số yêu cầu khác
– Chứng từ thanh toán phải được định dạng theo đúng yêu cầu và tiêu chuẩn của công ty. Bộ hồ sơ này bao gồm:
+ Phiếu đăng ký (Registration Form) gồm đầy đủ thông tin và chữ ký của khách.
+ Bản sao CMND/hộ chiếu của khách được giữ. Nghỉ phép
+ thư ủy quyền có chữ ký của chủ thẻ (email và bản in) và ID/PP của chủ thẻ có ảnh
+ xác nhận đặt phòng
+ Xác nhận đặt phòng
+ Xác nhận đặt phòng
p>
+ Hóa đơn tiền phòng/dịch vụ (Bill out) có chữ ký của khách.
– Mọi vấn đề liên quan đến thanh toán đều phải có chữ ký xác nhận của khách.
– Các đặt phòng yêu cầu giá ẩn (OTA: Agoda, Expedia, Ctrip/Trip…; TA/Corp) không được cung cấp cho khách vì bất kỳ lý do gì.
– Liên hệ với bộ phận bán hàng nếu bạn không giải quyết được hoặc nằm ngoài tầm kiểm soát của mình.
Tác giả Jen Nguyễn
.
