Công nghệ OCR là một phương pháp đổi hình ảnh của văn bản thành dạng mã hóa, cho phép chuyển đổi và chỉnh sửa nhanh chóng. Với những ưu điểm này, OCR đã trải qua nhiều cải tiến kể từ khi ra đời vào những năm 1920. Nhờ công nghệ này, ngay cả những tài liệu phức tạp cũng có thể được chuyển đổi một cách hiệu quả và chính xác. Khi chuyển đổi định dạng gốc sang định dạng mới, tài liệu vẫn giữ nguyên định dạng ban đầu và các thông tin trong tài liệu được sao chép một cách chính xác.

1. OCR Là Gì?

• OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ nhận dạng ký tự quang học hoặc đầu đọc ký tự quang học. Nó có khả năng chuyển đổi các hình ảnh của văn bản, bao gồm văn bản được đánh máy, viết tay hoặc in, thành định dạng văn bản mã hóa. Công nghệ OCR có thể hoạt động trên nhiều nguồn dữ liệu, bao gồm tài liệu được quét, ảnh chụp của tài liệu, văn bản trong hình ảnh (ví dụ: biển hiệu, biển quảng cáo trong bức ảnh phong cảnh, biển số xe ô tô, v.v.) hoặc văn bản phụ đề chồng lên trên hình ảnh (ví dụ: từ chương trình truyền hình).

• OCR là một giải pháp kinh doanh để tự động trích xuất dữ liệu từ văn bản in hoặc viết được. Công nghệ này chuyển đổi văn bản thành định dạng máy có thể đọc được, từ tệp tài liệu hoặc hình ảnh được quét. Điều này giúp cho việc xử lý dữ liệu, như chỉnh sửa hoặc tìm kiếm, trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

• OCR được sử dụng rộng rãi trong việc nhập dữ liệu từ các bản ghi dữ liệu trên giấy, bao gồm hộ chiếu, hóa đơn, sao kê ngân hàng, biên nhận, danh thiếp, thư, bản in dữ liệu tĩnh và nhiều loại tài liệu phù hợp khác. Đây là một phương pháp phổ biến để số hóa văn bản in để có thể chỉnh sửa, tìm kiếm, lưu trữ nhỏ gọn hơn, hiển thị trực tuyến và sử dụng trong các quy trình máy tính như phân loại, dịch máy, chuyển văn bản thành giọng nói, trích xuất dữ liệu và khai thác văn bản. OCR là một lĩnh vực nghiên cứu liên quan đến nhận dạng mẫu, trí tuệ nhân tạo và thị giác máy tính.

• Với OCR, bạn có thể chuyển đổi hình ảnh đã quét thành văn bản để tạo ra tài liệu số có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. Điều này giúp giảm không gian lưu trữ vật lý cần thiết và cải thiện hiệu quả quy trình làm việc liên quan đến các tài liệu đó. Nó cũng giảm nguy cơ mất hoặc thất lạc tài liệu và loại bỏ nhu cầu xử lý tài liệu thủ công hoặc khóa thông tin gây ra sai sót. Hơn nữa, OCR giúp giảm chi phí xử lý thủ công.

2. Số Hóa Tài Liệu Với Công Nghệ OCR

• Các phiên bản OCR đầu tiên yêu cầu đào tạo bằng hình ảnh từng ký tự và chỉ hoạt động trên một phông chữ mỗi lần. Tuy nhiên, các hệ thống hiện đại đã phát triển khả năng nhận dạng cao cho hầu hết các phông chữ hiện tại và hỗ trợ nhiều định dạng tệp hình ảnh kỹ thuật số. Một số hệ thống cho phép tái tạo đầu ra với định dạng gần giống trang gốc, bao gồm cả hình ảnh, cột và các thành phần không phải văn bản.

• OCR phân tích các kiểu sáng và tối để xác định các chữ cái và số, từ đó chuyển đổi hình ảnh quét thành văn bản. Hệ thống OCR cần nhận dạng ký tự trong các phông chữ khác nhau, do đó quy tắc được áp dụng để giúp hệ thống khớp với những gì nó nhìn thấy trong hình ảnh với các chữ cái hoặc số tương ứng. Trong quá trình phát triển, các hệ thống OCR ban đầu chỉ hoạt động với một phông chữ cụ thể được tạo ra đặc biệt cho mục đích này. Tuy nhiên, các hệ thống OCR hiện đại ngày nay có khả năng nhận dạng chữ viết tay của mọi người, được gọi là ICR (Intelligent Character Recognition).

• Để đạt hiệu suất tối ưu, quét phiên bản tài liệu rõ nét là điều quan trọng nhất. Văn bản mờ hay các dấu trên bản sao có thể gây ra các lỗi nhận dạng. Các chương trình OCR nhận dạng ký tự từng ký tự và cung cấp kết quả tức thì. Bạn có thể kiểm tra lỗi trong quá trình hoặc sau khi hoàn thành, và một số chương trình còn có tính năng tự động phát hiện lỗi.

• Ngày nay, ứng dụng phổ biến của công nghệ OCR là tự động chuyển đổi tệp PDF, TIFF hoặc JPG từ hình ảnh thành tệp văn bản có thể đọc được bởi máy. Các tệp số hóa có thể được xử lý bởi OCR và sử dụng cho nhiều mục đích, như tìm kiếm trong một kho lưu trữ lớn, xem và chỉnh sửa từng tài liệu, gửi thông tin văn bản đến các hệ thống khác và thay thế thông tin bằng văn bản trích xuất. Công nghệ OCR tự động nhập dữ liệu mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh và quy trình làm việc. Các doanh nghiệp sử dụng OCR để chuyển đổi hình ảnh và PDF (thường là những tài liệu giấy được quét) tiết kiệm thời gian và tài nguyên trong việc quản lý dữ liệu không thể tìm kiếm. Với dữ liệu đã chuyển đổi bằng OCR, doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin văn bản một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

• Công nghệ OCR mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

1. Loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công.
2. Tiết kiệm tài nguyên do xử lý dữ liệu nhanh hơn và sử dụng ít tài nguyên hơn.
3. Giảm lỗi.
4. Tối ưu không gian lưu trữ vật lý.
5. Cải thiện năng suất.

• Giải pháp OCR không chỉ giới hạn ở việc trích xuất văn bản từ hình ảnh. Nó còn có thể trích xuất dữ liệu từ nhiều định dạng khác nhau, bao gồm văn bản viết tay (ICR), hộp kiểm (OMR), mã vạch, v.v. Các giải pháp thu thập dữ liệu mạnh mẽ xử lý nhiều định dạng tài liệu và có thể được sử dụng với cả tài liệu điện tử và giấy tờ, loại bỏ việc nhận dạng thủ công và nhập dữ liệu của nội dung tài liệu vào các hệ thống khác.

• Bằng cách sử dụng công nghệ OCR trong giải pháp thu thập dữ liệu, các doanh nghiệp có thể:

1. Giảm chi phí.
2. Tăng tốc quy trình.
3. Tự động hóa định tuyến tài liệu và xử lý nội dung.
4. Tập trung và bảo mật dữ liệu.
5. Cải thiện dịch vụ bằng cách đảm bảo thông tin cập nhật và chính xác nhất.

• Công nghệ OCR cũng có nhiều ứng dụng khác nhau, như nhập dữ liệu cho các tài liệu kinh doanh (séc, hộ chiếu, hóa đơn, sao kê ngân hàng, biên lai), nhận dạng biển số tự động, nhận dạng hộ chiếu và khai thác thông tin tại sân bay, trích xuất thông tin quan trọng từ tài liệu bảo hiểm, nhận dạng biển báo giao thông, trích xuất thông tin danh thiếp vào danh sách liên hệ, tạo phiên bản văn bản của sách cho Project Gutenberg, tạo tài liệu in có thể tìm kiếm được như Google Sách, điều khiển máy tính bằng chữ viết tay thời gian thực (máy tính bút), đánh bại các hệ thống chống bot CAPTCHA và cung cấp hỗ trợ cho người mù và người khiếm thị.

HEFC đã chỉnh sửa đoạn văn trên. Bạn có thể tìm hiểu thêm về công nghệ OCR tại HEFC.