Trong cuộc sống hàng ngày, khi các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu bạn cung cấp bản sao thay thế cho bản chính, bạn cần cung cấp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính. Cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch có giá trị pháp lý quan trọng và được quản lý bởi các cơ quan nhà nước. Đây là vấn đề mà nhiều người quan tâm.
1. Sao y bản chính là gì?
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
2. Thẩm quyền chứng thực:
Có các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, bao gồm:
– Phòng Tư pháp.
– UBND xã, phường.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
– Công chứng viên.
3. Giá trị pháp lý của bản sao y:
Bản sao y có giá trị pháp lý chủ yếu cho cơ quan nhà nước thực hiện. Tuyến giấy tờ mà nó được chứng thực ở các cơ quan khác nhau có các quy định khác nhau. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính và được sử dụng trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác trong pháp luật. Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người đã ký chữ ký đó và xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực cung cấp chứng cứ về thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch và xác định năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên.
4. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản:
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bao gồm các bước sau:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực cung cấp bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận, phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự). Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính, cơ quan, tổ chức có thể chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ khi không có phương tiện để chụp.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và bản chính không thuộc các trường hợp không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao, thực hiện chứng thực bằng cách ghi lời chứng thực theo mẫu quy định, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên, ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên, đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Bước 3: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
5. Công ty có được tự đóng dấu sao y với các văn bản của công ty mình ban hành không?
Tóm tắt câu hỏi:
Theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu cũng như quy định về văn bản lưu trữ, tôi không tìm thấy hướng dẫn cụ thể về việc đóng dấu treo, dấu giáp lai và cách thức sao y bản chính. Vì vậy, tôi muốn hỏi, với công ty tôi là một đơn vị kinh doanh, việc sao y bản chính phải được thực hiện như thế nào? Tôi có được sao y bản chính đối với các văn bản không do công ty tôi ban hành không? Việc sao y văn bản như thế nào mới thuộc quyền hạn của công ty tôi?
Luật sư tư vấn:
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Số gốc hiểu là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định trên, cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính. Đối với công ty của bạn, bạn có quyền sao y các văn bản, tài liệu của công ty được quy định cụ thể trong sổ gốc của công ty. Thủ tục cấp lại bản sao hoặc sao y bản chính được thực hiện đồng thời việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính. Tuy nhiên, đối với các văn bản, tài liệu không thuộc sổ gốc của công ty bạn quản lý, bạn không được phép sao y bản chính. Sử dụng con dấu sao y các văn bản, tài liệu đó không có hiệu lực pháp luật.
Việc xác nhận sao y bản chính tài liệu, văn bản gốc của công ty bạn được quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Những cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao y bản chính tài liệu, văn bản gốc của công ty bạn bao gồm phòng tư pháp tại quận, huyện, thị xã nơi công ty của bạn đặt trụ sở hoặc ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn, phường hoặc các công chứng viên làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng.
Edited by HEFC
