Quy trình và thủ tục là những khái niệm quan trọng trong hoạt động của các công ty lớn. Tuy nhiên, chúng thường bị nhầm lẫn với nhau. Vậy, để hiểu rõ hơn về quy trình và thủ tục, chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Quy trình là gì?

Quy trình, hay còn được gọi là “procedure” trong tiếng Anh, là cách thức thực hiện một hoạt động hay một quá trình nào đó. Nó xác định các bước cần thực hiện, người thực hiện, nơi thực hiện và cách thức thực hiện để đạt được kết quả mong muốn.

Quy trình thường bao gồm các yếu tố sau: công việc cần thực hiện, người thực hiện, địa điểm thực hiện và cách thức thực hiện.

2. Đặc điểm của quy trình

Quy trình có hai đặc điểm chính như sau:

• Thứ tự: Quy trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự xác định trước để đảm bảo tính chuẩn hóa và đồng nhất của kết quả.
• Rõ ràng và hướng dẫn: Một quy trình cần phải rõ ràng, ngắn gọn, cụ thể, thực tế và mang tính hướng dẫn.

3. Vai trò của quy trình trong doanh nghiệp

Quy trình đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà quy trình mang lại:

Với nhân viên và người quản lý

Đối với nhân viên:

• Giúp nhân viên nhận biết được các bước cần làm và việc gì cần thực hiện để đạt được kết quả tốt trong nhiệm vụ chung.
• Hạn chế những tình huống mà nhân viên không biết cách thực hiện công việc hoặc hiểu sai ý kiến của cấp trên.

Đối với người quản lý:

• Giúp người quản lý kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc của cấp dưới.

Với doanh nghiệp

• Giúp quản lý nhân viên dễ dàng hơn, phân chia công việc cho người thích hợp.
• Tối ưu hoá quy trình làm việc ở các bộ phận để đạt hiệu quả cao nhất.

4. Phân biệt quy trình và thủ tục

Quy trình và thủ tục là hai khái niệm khác nhau. Dưới đây là sự phân biệt giữa chúng:

• Quy trình (procedure) là phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay một công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản.
• Thủ tục (process) là tập hợp các hoạt động tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Khi nhắc đến thủ tục, chúng ta thường nghĩ đến các hoạt động thực hiện.

5. Cách thiết lập quy trình hiệu quả

Quy trình đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp tăng hiệu quả công việc. Dưới đây là một số cách để thiết lập quy trình hiệu quả:

Nghiên cứu

• Nghiên cứu các dự án và quá trình đã được thực hiện trước đây để tạo ra sản phẩm hoặc kết quả.
• Phân tích rủi ro có thể xảy ra trong quá trình.

Mở rộng các chi tiết

• Biến kết quả nghiên cứu và phân tích thành các hướng dẫn cụ thể, chi tiết, rõ ràng cho các bước cần hoàn thiện trước khi tiến sang giai đoạn kế tiếp.
• Đảm bảo các bước được đề xuất là thực tế và dễ thực hiện để đảm bảo tính ổn định và tăng hiệu quả.

Xem xét và cập nhật

• Xem xét lại bản phác thảo quy trình và đánh giá ý kiến từ các bên liên quan.
• Cập nhật quy trình nếu cần thiết.

Lắng nghe ý kiến

• Lắng nghe ý kiến và đề xuất từ nhân viên cấp dưới và cấp trên.
• Không kìm hãm sự sáng tạo của nhân viên.

Quyết định thiết kế và trình bày quy trình

• Thiết kế quy trình sao cho trực quan và logic để nhân viên dễ tiếp thu và làm việc hiệu quả.

Bài viết trên đây đã giúp chúng ta tìm hiểu về khái niệm “quy trình” và “thủ tục” cũng như vai trò quan trọng của chúng trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng nội dung này sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích.

HEFC đã chỉnh sửa đoạn văn trong bài viết này.