Nếu bạn làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, chắc chắn bạn đã từng nghe đến Proforma Invoice. Hóa đơn này có một số khác biệt so với các loại hóa đơn khác và chỉ được sử dụng trong những trường hợp nhất định.
1. Tìm Hiểu Khái Niệm Hóa Đơn Chiếu Lệ (Proforma Invoice) là Gì?
Proforma Invoice (PI) hay còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ có thể coi là một phiên bản tạm thời của hóa đơn chính thức. Nội dung của PI có thể tương tự như hóa đơn thương mại thông thường, nhưng không được sử dụng để thanh toán.
2. Hóa Đơn Chiếu Lệ Phát Hành Khi Nào?
Trong quá trình mua bán, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn chiếu lệ. Do đó, không có quy định cụ thể về thời điểm phát hành hóa đơn này.
Tuy nhiên, để làm cho các điều khoản của giao dịch rõ ràng hơn và đạt được thỏa thuận càng sớm càng tốt, người mua và người bán thường lập PI trước. Từ đó, hai bên có thể chỉnh sửa và làm cho quá trình giao hàng thuận lợi hơn.
3. Những Trường Hợp Cần Sử Dụng Hóa Đơn Chiếu Lệ (PI)
Dưới đây là những trường hợp mà hóa đơn chiếu lệ (PI) thường được sử dụng:
– Bên xuất khẩu cần cung cấp hóa đơn chiếu lệ cho bên nhập khẩu để xác nhận thông tin về hàng hóa khi hàng vẫn chưa giao.
– Hóa đơn chiếu lệ được yêu cầu khi nhà nhập khẩu cần chứng từ để hoàn tất thủ tục hải quan. Điều này là bắt buộc ở một số quốc gia và khu vực.
– PI có thể được phát hành khi một số thông tin cần thiết chưa hoàn thiện hoặc khi hóa đơn thương mại chưa thể được phát hành. Khi cả người mua và người bán đã có đầy đủ thông tin về lô hàng, và người mua cho rằng không có vấn đề gì với điều khoản và hàng đã được đóng gói hoặc vận chuyển, người xuất khẩu có thể xuất hóa đơn thương mại cho lô hàng.
4. Proforma Invoice có Giá Trị Thanh Toán Không? Phân Biệt với Commercial Invoice
Hóa đơn chiếu lệ không thể được sử dụng để thanh toán và không được coi là chứng từ nhận tiền vì đây là bản nháp ban đầu của hóa đơn.
Tuy không có giá trị thanh toán, một hóa đơn chiếu lệ vẫn chứa đầy đủ thông tin của một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn. Dựa vào mẫu này, người mua và người bán cũng có thể phần nào xác định được thông tin giao dịch như tên sản phẩm, loại sản phẩm, giá cả, số lượng, điều kiện giao hàng, và nhiều thông tin khác.
So sánh Proforma Invoice với Commercial Invoice
Proforma Invoice và Commercial Invoice đều chỉ định giá trị và đặc điểm của một mặt hàng. Thông thường, PI được sử dụng khi gửi thông tin bán hàng, báo giá hoặc yêu cầu nhập khẩu.
Tuy có nội dung tương tự, hóa đơn chiếu lệ được phát hành trước khi hàng hóa được gửi đi, trong khi hóa đơn thương mại được phát hành sau khi hàng hóa được đóng gói hoặc chuyển đi. Ngoài ra, nội dung của hóa đơn chiếu lệ có thể được chỉnh sửa cho đến khi người mua và người bán đồng ý, trong khi thông tin trên hóa đơn thương mại gần như là tuyệt đối và không thể thay đổi.
Hóa đơn chiếu lệ là cam kết giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu để đồng ý về một thỏa thuận. Trong khi đó, hóa đơn thương mại là một chứng từ chính thức xác nhận các giao dịch kinh doanh. Cả người mua và người bán đều phải tuân thủ các điều khoản trên hóa đơn thương mại.
Đối với việc hạch toán, hóa đơn thương mại được sử dụng cho việc ghi nhận kế toán của người xuất khẩu và người nhập khẩu, trong khi hóa đơn chiếu lệ không thể thực hiện điều này.
5. Tham Khảo Mẫu Proforma Invoice
Để lập hóa đơn chiếu lệ với đầy đủ thông tin về đơn hàng, bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây.
6. Tìm Hiểu Nội Dung Của Proforma Invoice
Các thông tin cần có trong hóa đơn chiếu lệ bao gồm:
– Thông tin của người bán và người mua, như tên, địa chỉ, số điện thoại. Thông tin này có thể lấy từ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
– Thời gian và mã số của hóa đơn chiếu lệ để dễ dàng tra cứu và lưu trữ.
– Các thông tin liên quan đến thanh toán, bao gồm điều kiện thanh toán và quy trình gửi tiền hay thông tin về thời điểm chuyển tiền.
– Thông tin chi tiết của ngân hàng để chuyển tiền.
– Địa chỉ cảng xếp hàng và cảng trả hàng cụ thể.
– Thời gian giao hàng dự kiến hoặc thỏa thuận giữa hai bên.
– Các thông tin liên quan đến sản phẩm, bao gồm thông tin đơn hàng, số lượng sản phẩm, thông tin giá đơn hàng, tổng số tiền thanh toán,…
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về hóa đơn chiếu lệ là gì và cách sử dụng chứng từ này trong giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu. Điều này sẽ giúp quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.
hefc.edu.vn – Địa chỉ đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 tại Việt Nam. Chúng tôi tổ chức thành công nhiều khóa học xuất nhập khẩu tại TPHCM và Hà Nội, khóa học logistics cơ bản – chuyên sâu, khóa học khai báo hải quan chuyên sâu, khóa học purchasing, khóa học sale xuất khẩu chuyên sâu,… và hỗ trợ việc làm cho hàng nghìn học viên trên cả nước.
Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các khóa học xuất nhập khẩu online/offline: 0904.84.8855
Ngoài các khóa học xuất nhập khẩu – logistics chất lượng, trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online – offline, khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH – TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ SỐ 1 VIỆT NAM
