Bạn làm việc trong môi trường văn phòng và có thể đã nghe đến Microsoft Exchange, nhưng bạn có biết nó là gì không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Microsoft Exchange là gì và cách nó hoạt động để giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động an toàn.
1. Microsoft Exchange là gì?
Microsoft Exchange là dịch vụ email được Microsoft cung cấp, phổ biến nhất trong doanh nghiệp và tổ chức giáo dục. Đây là một giải pháp mở rộng có khả năng hỗ trợ nhiều người dùng và được thiết kế để đồng bộ hóa email giữa máy chủ và máy khách người dùng cuối.
Thực tế, Outlook được tối ưu hóa cho Exchange và hoạt động tốt nhất khi sử dụng tài khoản Exchange.
Exchange không chỉ đơn thuần gửi và nhận email, mà còn bao gồm các tính năng giao tiếp và tổ chức như:
- Lưu trữ email
- Công cụ lịch với tính năng cộng tác như lời mời họp, lịch dùng chung, đặt chỗ trước tài nguyên trong lịch
- Quản lý thông tin liên hệ của tổ chức và cá nhân
- Quản lý tác vụ cộng tác, cho phép ủy quyền tác vụ cho người dùng khác
- Ghi chú, lưu trữ tệp và nhiều tính năng khác
Exchange chính là ứng dụng máy chủ quản lý và lưu trữ tất cả dữ liệu này cho bạn.
2. Microsoft Outlook và Exchange
Thực ra, Microsoft Outlook chỉ là giao diện hỗ trợ duyệt email. Nó không thể hoạt động nếu không có Microsoft Exchange.
Bạn có thể thiết lập Microsoft Outlook để nhận email từ nhiều dịch vụ khác nhau như Gmail, Zoho Mail. Tuy nhiên, mục đích chính của Outlook là kết nối doanh nghiệp với máy chủ Exchange và nhận email hoặc cập nhật lịch công ty.
Để làm rõ hơn, Microsoft Exchange và Outlook là sản phẩm của Microsoft và có mối quan hệ gắn kết. Microsoft Exchange là giải pháp lưu trữ và quản lý email trên máy chủ Exchange. Outlook là ứng dụng cộng tác với email, lịch, và tác vụ.
Tóm lại, Outlook của bạn cần chạy dưới sự quản lý của Exchange thuộc Microsoft.
3. Cách Microsoft Exchange hoạt động
Microsoft Exchange dựa trên Exchange Server – hệ thống máy chủ email ấn tượng nhất của Microsoft. Một tổ chức có thể tự mình sở hữu và duy trì Exchange Server hoặc sử dụng dịch vụ đám mây của Microsoft thông qua tài khoản Microsoft 365.
Dữ liệu của Exchange được kết nối và đồng bộ trên mọi thiết bị thông qua giao thức Exchange ActiveSync. Exchange cũng hỗ trợ giao thức IMAP và POP.
4. Tài khoản Microsoft Exchange là gì?
Tài khoản Microsoft Exchange chỉ có sẵn cho doanh nghiệp (hoặc tài khoản giáo dục, không dành cho cá nhân).
Tài khoản Exchange có hai loại: Exchange Online – gói mua độc lập hoặc Microsoft 365 – sử dụng Exchange Server để cung cấp email và tích hợp với các ứng dụng khác.
5. Tại sao Microsoft Exchange quan trọng?
Các công ty vừa và nhỏ có thể hưởng ba lợi ích khi sử dụng Microsoft Exchange:
5.1 Tập trung email để sao lưu
Nếu bạn sử dụng mô hình POP3 cũ, có nguy cơ mất email. Exchange giúp tập trung và sao lưu thông tin đó.
5.2 Loại bỏ mối đe dọa qua email
Exchange tích cực bảo vệ dữ liệu bằng các biện pháp bảo vệ tích hợp trước các mối đe dọa qua email. Tính năng lọc thư rác nhiều lớp cùng với các cập nhật thường xuyên giúp bảo vệ chống lại các mối đe dọa và lừa đảo ngày càng phức tạp, trong khi nhiều công cụ chống phần mềm độc hại hoạt động để bảo vệ dữ liệu email khỏi virus.
5.3 Lịch được chia sẻ giữa thành viên trong tổ chức
Lịch dùng chung giúp doanh nghiệp có tổ chức hơn, tiết kiệm tài nguyên và đạt năng suất cao hơn.
6. Cách đăng ký tài khoản Microsoft Exchange cho doanh nghiệp
Tài khoản Microsoft Exchange có sẵn dưới dạng gói độc lập hoặc trong Microsoft 365.
6.1 Tài khoản Microsoft Exchange Online
Exchange Online có hai gói Plan 1 và Plan 2 chỉ chứa tính năng email. Gói này dành cho các doanh nghiệp chỉ cần email hoặc sử dụng email của Microsoft và bộ công cụ làm việc từ dịch vụ khác.
Đặc điểm của gói này:
- Dung lượng hộp thư từ 50GB đến không giới hạn (với đăng ký Plan 2 trên 5 người dùng)
- Kích thước tệp đính kèm lên đến 50GB/người dùng
- Kết nối các phiên bản Outlook được hỗ trợ với Exchange Online để sử dụng ứng dụng máy khách.
- Các tính năng bảo mật và kiểm soát dữ liệu từ Microsoft
6.2 Tài khoản Microsoft 365
Microsoft 365 bao gồm nhiều công cụ từ cơ bản đến nâng cao cần thiết cho doanh nghiệp: email doanh nghiệp, bộ Office bản quyền, lưu trữ đám mây và giải pháp bảo mật.
Với đăng ký Microsoft 365, bạn sẽ có:
- 50GB dung lượng email và 1TB dung lượng OneDrive
- Bộ Office bản quyền trên web và cài đặt trên máy, đồng bộ thời gian thực
- Công cụ nhóm nâng cao với Microsoft Teams, Microsoft SharePoint
- Cuộc họp trực tuyến và hội thảo video cho tối đa 250 người
Và còn nhiều điều thú vị nữa, hãy khám phá ngay!
Tùy vào nhu cầu của tổ chức, bạn có thể chọn đăng ký loại tài khoản Microsoft Exchange phù hợp. HEFC sẽ là nơi bạn có thể đăng ký trực tiếp với Microsoft hoặc liên hệ với đối tác của Microsoft tại Việt Nam.
Thông qua đối tác, bạn sẽ nhận được hóa đơn dịch vụ cùng với các chương trình khuyến mãi, cài đặt và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng. Liên hệ với HEFC ngay để biết thêm chi tiết.
Kết luận
Trải qua hơn một thập kỷ, Microsoft 365 và dịch vụ email Microsoft Exchange đã thu hút hơn 1.2 tỷ người dùng. Exchange đã giúp hàng triệu doanh nghiệp số hóa và đạt được thành công trong môi trường số.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Microsoft Exchange và cung cấp thông tin để bạn có thể xem xét sử dụng dịch vụ này. HEFC sẽ luôn ở đây để hỗ trợ bạn.
