Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường cần sử dụng các giấy tờ đã được công chứng và chứng thực. Vậy công chứng giấy tờ được thực hiện ở đâu? Và chi phí liên quan như thế nào?

Công chứng giấy tờ là gì?

Ngày nay, người ta thường sử dụng thuật ngữ “công chứng giấy tờ”. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật, cụ thể là theo Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ thường được chứng thực. Theo quy định này:

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dựa trên bản chính để xác nhận tính đúng đắn của bản sao so với bản chính.

Trong khi đó, theo giải thích tại khoản 1 của Điều 2 của Luật Công chứng năm 2014:

Công chứng là việc các chuyên viên công chứng của một tổ chức công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự và các bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.

Dựa trên quy định này, giấy tờ thường được chứng thực và chỉ có các hợp đồng, giao dịch mới được công chứng bởi tổ chức công chứng.

Như vậy, có thể hiểu rằng công chứng giấy tờ không phải là thuật ngữ chính xác mà chỉ là cách mà nhiều người sử dụng để gọi việc chứng thực giấy tờ – tức là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực một văn bản, giấy tờ để đảm bảo nội dung và hình thức đúng với bản chính.

Công chứng giấy tờ ở đâu?

Như đã phân tích ở trên, công chứng giấy tờ chính xác được gọi là chứng thực giấy tờ. Các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực giấy tờ được quy định cụ thể tại Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP gồm:

• Phòng Tư pháp huyện: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, cơ quan nước ngoài hoặc cơ quan liên kết của Việt Nam với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện là người ký chứng thực trong trường hợp này.
• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã: Chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã là người ký trong trường hợp này.
• Cơ quan đại diện: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, cơ quan nước ngoài hoặc cơ quan liên kết của Việt Nam với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự là người ký.
• Phòng/Văn phòng công chứng: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, cơ quan nước ngoài hoặc cơ quan liên kết của Việt Nam với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Việc ký chứng thực được thực hiện bởi Công chứng viên tại tổ chức công chứng.

Đáng chú ý, việc chứng thực giấy tờ không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu (theo khoản 5 của Điều 5 trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Vì vậy, khi có nhu cầu chứng thực giấy tờ (thường được gọi là công chứng giấy tờ), bạn có thể đến Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, Phòng/Văn phòng công chứng hoặc cơ quan đại diện ở bất kỳ đâu để thực hiện.

Vì dịch Covid, công chứng giấy tờ ở đâu? Có thể làm online không?

Theo khoản 1 của Điều 10 trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

Đồng thời, theo quy định tại Quyết định số 1329/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp, việc chứng thực giấy tờ phải nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền. Do đó, trong tình hình dịch Covid, nếu muốn chứng thực hồ sơ, giấy tờ, bạn vẫn phải nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.

Cần lưu ý rằng, dưới tác động của dịch Covid-19, dù các địa phương thực hiện giãn cách theo Chỉ thị 16 của Thủ tướng Chính phủ, nhưng cơ quan nhà nước như Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã hay Phòng/Văn phòng công chứng vẫn được phép hoạt động.

Vì vậy, nếu có nhu cầu, bạn hoàn toàn có thể đến trụ sở của các cơ quan này để chứng thực giấy tờ.

Công chứng giấy tờ có mất phí không?

Phí chứng thực bản sao từ bản chính tại UBND cấp xã, phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện và Phòng/Văn phòng công chứng được quy định tại Điều 4 của Thông tư 226/2016/TT-BTC. Theo quy định này, phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở đi, phí chỉ còn 1.000 đồng/trang và mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Mức phí chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận tại UBND cấp xã và phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện được quy định như sau:

• Nội dung thu
• Mức thu
• Phí chứng thực bản sao từ bản chính
• 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên, phí thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang được tính theo trang của bản chính
• Phí chứng thực chữ ký
• 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch
• 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
• Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
• 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
• Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
• 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

Phí chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tại cơ quan ngoại giao được quy định tại Phụ lục 02 của Thông tư số 264/2016/TT-BTC là 10 USD/bản.

Công chứng giấy tờ ở UBND xã có được xuất hóa đơn không?

Theo Điều 6 của Thông tư 257/2016/TT-BTC về quản lý phí, lệ phí chứng thực, cơ quan nhà nước bảo đảm chi thường xuyên quy định được 50% số tiền phí thu được để trang trải chi phí cho các nội dung được quy định và nộp 50% số tiền phí thu được còn lại vào ngân sách nhà nước.

Khoản 2 của Điều này cũng nói rõ:

2. Đối với Văn phòng công chứng: Tiền phí thu được là doanh thu của Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng được giữ lại 100% số tiền phí thu được để trang trải cho việc thu phí và phải khai, nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng thực hiện lập và giao hóa đơn cho đối tượng nộp phí theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn.

Như vậy, nếu thực hiện công chứng giấy tờ hoặc bản sao tại phòng công chứng thuộc UBND xã, thì không xuất hóa đơn mà chỉ cấp biên lai thu phí. Nếu bạn cần hóa đơn khi công chứng, bạn có thể đến công chứng tại các đơn vị công chứng tư nhân.

Đó là câu trả lời cho câu hỏi “Công chứng giấy tờ ở đâu?” Nếu còn thắc mắc, bạn có thể gửi câu hỏi tại đây hoặc liên hệ với HEFC tại trang web HEFC.

HEFC – Tự tin vì văn phòng công chứng được giao trọng trách tổ chức chứng thực giấy tờ cho bạn!