Bạn đã nghe đến Confluence như một công cụ quản lý tài liệu và tri thức trong tổ chức, nhưng bạn không biết cách sử dụng hiệu quả và lợi ích của Confluence so với các công cụ khác như Google Docs hay email? Hãy để tôi giới thiệu cho bạn.

Confluence là gì?

Atlassian được xem là một trong những công ty phần mềm hàng đầu trong lĩnh vực hỗ trợ quản lý và phát triển dự án chuyên nghiệp. Confluence là một sản phẩm của Atlassian, được ra mắt từ năm 2004 và đã trải qua nhiều cải tiến trong thời gian qua.

Confluence là một công cụ thiết kế bởi Atlassian, cung cấp một không gian làm việc trực tuyến, cho phép bạn tạo và chia sẻ nội dung như tin tức, video, tài liệu, v.v. với nhóm của mình thông qua các trang, bài đăng trên blog và nhận xét. Bạn có thắc mắc Confluence mang lại lợi ích gì cho việc sử dụng?

Nền tảng cộng tác của Confluence

Đối với một tổ chức phát triển, việc tạo ra, kế thừa và chia sẻ tri thức là một công việc quan trọng. Cách tốt nhất để tối ưu hóa việc chia sẻ thông tin là tập hợp mọi thứ vào một nơi duy nhất và cho phép mọi người dễ dàng truy cập. Confluence cung cấp nền tảng cộng tác, cho phép bạn tạo nội dung, chia sẻ và hành động dựa trên nội dung đó.

Bạn có tự hỏi liệu quy trình truyền thông nội bộ hiện tại của bạn có hiệu quả hay không? Làm thế nào để tận dụng Confluence để cải thiện hiệu quả? Việc tổ hợp thông tin trong một nơi giúp dễ dàng cộng tác và chia sẻ thông tin thông qua các không gian và trang được chia sẻ bởi tất cả mọi người.

Chia sẻ thông tin bằng email có nhiều hạn chế so với việc sử dụng Confluence. Với email, người dùng gửi nội dung trực tiếp đến những người cụ thể. Nội dung tồn tại độc lập và khó khăn trong việc chỉnh sửa “trên cùng một trang”. Bạn có thể gặp tình huống này: Một tài liệu được chia sẻ, các thay đổi được thực hiện và trả lại, nhưng người khác cập nhật tài liệu ở một nơi khác; điều này gây ra sự lộn xộn với các bản sao và phiên bản khác nhau.

Confluence giúp nhóm của bạn tập trung vào nội dung tại một vị trí duy nhất và mọi người đều làm việc trên cùng một nền tảng. Có tích hợp kiểm soát phiên bản cho không chỉ nội dung mà còn cho bất kỳ tài liệu đính kèm nào như MS Word/Excel/PowerPoint hoặc PDF.

Một ví dụ điển hình để chứng minh lợi ích của Confluence là trong việc quản lý cuộc họp. Một trang Confluence có thể chứa lời mời, chương trình làm việc, bản ghi biên bản và danh sách công việc.

Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tổ chức nội dung trong Confluence. Bản dạng gốc của Confluence là Bảng điều khiển, đó là trang mặc định khi bạn đăng nhập. Bạn có thể coi Bảng điều khiển là nơi tổng hợp thông tin của nhóm.

Sau đó, bạn có thể truy cập vào nội dung được lưu trữ trong không gian. Không gian là nơi chứa riêng biệt cho các nhóm trang và nội dung có liên quan. Mỗi không gian có thể có không giới hạn trang mẹ và trang con, được tổ chức theo cấu trúc phân cấp. Quản trị viên có thể cấu hình không gian là công khai hoặc riêng tư.

Ví dụ: không gian “Nhóm phát triển” có thể chứa thông số kỹ thuật tính năng của bản phát hành sắp tới và ghi chú về phát hành, trong khi không gian “Tài liệu sản phẩm” có thể chứa Câu hỏi thường gặp. Chỉ nhóm phát triển mới có thể truy cập không gian “Nhóm phát triển” (một không gian riêng tư), trong khi không gian “Tài liệu sản phẩm” sẽ công khai.

Tính năng của Confluence

Một số tính năng chính của Confluence gồm:

• Trình soạn thảo văn bản linh hoạt, cho phép bạn thêm nội dung, kéo và thả tệp đính kèm vào trang và bố cục nội dung theo ý muốn. Bạn còn có thể chỉnh sửa cùng lúc với thành viên khác trong nhóm.
• Xây dựng và quản lý công việc một cách đơn giản và có thông báo cho những người liên quan.
• Có nhiều tùy chọn để chia sẻ nội dung và khuyến khích sự cộng tác.
• Nội dung trong trang và tệp đính kèm có thể tìm kiếm và tạo phiên bản.

Tại sao nên chọn Confluence?

Dưới đây là một số lý do phổ biến mà các công ty chọn Confluence:

• Lập kế hoạch và quản lý cuộc họp nhóm, bao gồm khả năng mời thành viên và phân công công việc trực tiếp trong không gian họp.
• Xây dựng và quản lý cơ sở tri thức và tài liệu.
• Tạo yêu cầu quyết định để theo dõi quy trình và cộng tác.
• Phân phối và chia sẻ tin tức qua các bài đăng trên blog.
• Xây dựng kho lưu trữ Hỏi & Đáp tại một vị trí trung tâm.
• Cải thiện các dự án theo thời gian, sử dụng các mẫu kế hoạch chi tiết để quy trình cải tiến trở thành một quy trình hợp tác và dễ quản lý.

Đó là những thông tin giới thiệu về Confluence – công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý dự án chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu được Confluence là gì và lợi ích mà công cụ này mang lại, hỗ trợ bạn trong quá trình làm việc.

Giới thiệu bởi HEFC. Hãy truy cập hefc.edu.vn để biết thêm thông tin.