ATTN là một công cụ hữu ích trong email, giúp bạn thu hút sự chú ý của người nhận và truyền đạt thông điệp của mình một cách và nhanh chóng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu ATTN là gì và làm sao để sử dụng nó một cách chuyên nghiệp trong công việc.

ATTN là gì?

ATTN là từ viết tắt của từ “Attention”, có nghĩa là “chú ý” hoặc “lưu ý”. ATTN thường được sử dụng trong email hoặc thư từ như một phương tiện để thu hút sự chú ý của người nhận và giúp thông báo về nội dung quan trọng hoặc cần được xử lý một cách ưu tiên.

Khi sử dụng ATTN trong email, người gửi thường đặt nó ở đầu thư và theo sau là tên của người mà họ muốn nhắm đến. Ví dụ: “ATTN: Miss Thu Thuy” sẽ đề cập đến Thu Thuy và thu hút sự chú ý của cô ấy khi đọc email.

Lợi ích của việc sử dụng ATTN là gì?

• Thu hút sự chú ý: ATTN giúp thu hút sự chú ý của người nhận email bằng cách đưa ra thông tin quan trọng hoặc cần được xử lý một cách ưu tiên. Điều này đảm bảo email của bạn được đọc và xử lý kịp thời.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng ATTN trong email cho thấy bạn đang sử dụng cách tiếp cận chuyên nghiệp khi gửi email. Điều này giúp tăng độ tin cậy của người nhận về bạn hoặc công ty của bạn.

• Tiết kiệm thời gian: ATTN giúp tiết kiệm thời gian cho người nhận email bởi vì họ không cần phải đọc hết nội dung email để tìm ra ai là người cần phải xử lý email đó.
• Tăng khả năng phản hồi: Việc sử dụng ATTN cũng có thể giúp tăng khả năng phản hồi từ người nhận email. Nếu bạn sử dụng ATTN để đề cập đến một vấn đề quan trọng, người nhận email có thể sẽ phản hồi bạn nhanh chóng hơn.

Cách sử dụng ATTN trong email

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng “ATTN” trong email một cách chuyên nghiệp:

• Đặt “ATTN” ở đầu email để người nhận có thể thấy ngay khi mở email của bạn. Bạn có thể đặt “ATTN” sau lời chào hoặc tiêu đề email.

• Sau “ATTN”, hãy ghi rõ tên người nhận bằng chữ hoa để tránh bị nhầm lẫn. Nếu bạn không biết tên đầy đủ của người nhận, hãy sử dụng tên viết tắt hoặc chức danh cụ thể như “HR Manager” hoặc “Marketing Director”.
• Bạn có thể sử dụng “AT” thay cho “ATTN”. “AT” cũng là một thuật ngữ thay thế cho “ATTN” trong email.
• Để tăng tính thuyết phục của email, bạn có thể kết hợp “ATTN” với tiêu đề email để thu hút sự chú ý của người nhận. Ví dụ, “ATTN: HR Manager – Đơn xin việc vị trí Marketing Executive”.

• Hãy sử dụng “ATTN” khi thật sự cần thiết, ví dụ như khi bạn muốn gửi email cho một người nhận cụ thể trong một công ty hoặc email bạn gửi là rất quan trọng và cần được chú ý.

Lưu ý: Việc sử dụng “ATTN” không phải là yếu tố quyết định cho sự thành công của email của bạn, mà sự chuyên nghiệp và nội dung của email mới là yếu tố quan trọng nhất.

Một số lưu ý khi sử dụng ATTN trong email

Bạn cần lưu ý một số điều dưới đây để sử dụng ATTN trong email một cách chuyên nghiệp

• Sử dụng ATTN khi Email của bạn là một email rất quan trọng và cần được chú ý.
• Trước khi sử dụng ATTN, bạn nên tìm hiểu rõ tên hoặc phòng ban của đối tượng mà bạn muốn liên hệ.
• ATTN là viết tắt của “attention”, chỉ nên sử dụng chữ hoa cho từ này để giữ cho email chuyên nghiệp và tránh nhầm lẫn.
• Hãy đặt ATTN ở phần đầu email để người nhận có thể nhận ra mục đích của email một cách nhanh chóng.
• Nội dung email cần phải rõ ràng, trung thực và lịch sự. Tránh sử dụng ngôn từ cẩu thả, tối giản và không chuyên nghiệp.
• Sau khi hoàn thành email, hãy kiểm tra lại để đảm bảo không có lỗi chính tả và ngữ pháp.
• Hãy sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp và lịch sự để gửi email.

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu về “ATTN” là gì, cách sử dụng nó trong email hiệu quả. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thêm kiến thức và kỹ năng để viết email chuyên nghiệp và đạt được mục đích giao tiếp.

Xem thêm:

Cách gửi email cho nhiều người không làm lộ địa chỉ email của người khác trên Gmail

Cách chuyển tiếp nhiều email Gmail cùng lúc chỉ với một cú click