1. Chứng thực hồ sơ cá nhân ở đâu?

Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã nêu rõ rằng, để chứng thực hồ sơ cá nhân (hay còn gọi là sơ yếu lý lịch cá nhân), quy trình chứng thực chữ ký sẽ được áp dụng.

Theo Công văn số 873/HTQTCT-CT ngày 25/08/2017 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch và Chứng thực, quy định về việc chứng thực hồ sơ cá nhân, Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và các tổ chức hành nghề công chứng đều có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký trên hồ sơ cá nhân.

Vì vậy, khi bạn muốn chứng thực hồ sơ cá nhân, bạn cần đến một trong những địa điểm sau:

– Ủy ban nhân dân cấp xã;

– Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

– Các tổ chức hành nghề công chứng.

Người có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên hồ sơ cá nhân là:

– Đối với Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, người có thẩm quyền chứng thực chữ ký là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

– Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã, người có thẩm quyền chứng thực chữ ký là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

– Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, người có thẩm quyền chứng thực chữ ký là Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.

2. Quy trình chứng thực hồ sơ cá nhân:

Khi chứng thực hồ sơ cá nhân, bạn yêu cầu chứng thực và bên thực hiện chứng thực cần tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Khi đi chứng thực hồ sơ cá nhân, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

– Căn cước công dân/chứng minh thư nhân dân/hộ chiếu còn giá trị

– Hồ sơ cá nhân mà bạn sẽ ký

Bước 2: Tiến hành chứng thực

– Bạn cần đến địa điểm có thẩm quyền để chứng thực hồ sơ cá nhân, như đã nêu ở mục trên.

– Khi đến, bạn cần xuất trình các giấy tờ đã chuẩn bị trước đó.

– Người thực hiện chứng thực sẽ xác minh những điều kiện sau:

+ Kiểm tra các giấy tờ yêu cầu chứng thực, xem có đủ theo quy định không;

+ Đảm bảo rằng bạn đủ minh mẫn và có nhận thức về hành vi của mình khi chứng thực;

+ Hồ sơ cá nhân không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo pháp luật quy định;

– Nếu các điều kiện trên đúng theo quy định pháp luật, người chứng thực yêu cầu bạn ký và thực hiện chứng thực như sau:

+ Viết lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện việc chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hồ sơ cá nhân có nhiều trang, lời chứng thực được ghi vào trang cuối cùng. Đối với giấy tờ có nhiều tờ, phải đóng dấu giap lai.

Lưu ý:

– Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, các nhân viên tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra các giấy tờ, nếu bạn đủ điều kiện về giấy tờ và nhận thức về hành vi, cũng như nội dung trong giấy tờ không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký, bạn sẽ ký trực tiếp trên giấy tờ và gửi cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

– Quy trình chứng thực hồ sơ cá nhân đã nêu trên cũng áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm chỉ khi bạn không ký được và trường hợp bạn không thể thực hiện ký, điểm chỉ.

3. Chi phí chứng thực hồ sơ cá nhân:

Theo Quyết định 1024/QĐ-BTP năm 2018 về thủ tục hành chính được sửa đổi trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp, các mức lệ phí chứng thực được quy định như sau:

– Thực hiện chứng thực hồ sơ cá nhân tại Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã: 10.000 đồng/trường hợp;

– Thực hiện chứng thực hồ sơ cá nhân tại các tổ chức hành nghề công chứng: Phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10.000 đồng/trường hợp;

Lưu ý: Trường hợp ở đây được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một hồ sơ cá nhân.

4. Những trường hợp không được chứng thực chữ ký trong hồ sơ cá nhân:

Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có những trường hợp sau đây không được chứng thực chữ ký trong hồ sơ cá nhân:

– Người yêu cầu chứng thực chữ ký trong hồ sơ cá nhân không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực;

– Người yêu cầu chứng thực chữ ký trong hồ sơ cá nhân xuất trình giấy chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu mà không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo;

– Hồ sơ cá nhân có nội dung trái với pháp luật, đạo đức xã hội; nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc về lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của những cá nhân, tổ chức khác; vi phạm quyền công dân;

– Hồ sơ cá nhân có nội dung là hợp đồng, giao dịch.

5. Những lưu ý khi chứng thực hồ sơ cá nhân:

– Đối với người yêu cầu chứng thực hồ sơ cá nhân:

+ Bạn phải chịu trách nhiệm về nội dung của hồ sơ mà bạn ký để yêu cầu chứng thực chữ ký;

+ Đối với những mục không có nội dung trong hồ sơ cá nhân, bạn cần gạch ngang trước khi yêu cầu chứng thực.

– Đối với người thực hiện chứng thực chữ ký trong hồ sơ cá nhân:

+ Người chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong hồ sơ;

+ Trước khi chứng thực chữ ký trong hồ sơ cá nhân, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra kỹ thông tin trong hồ sơ, so sánh với các giấy tờ nhân thân của bạn để đảm bảo trùng khớp với thông tin bạn khai trong hồ sơ;

+ Nếu trong hồ sơ có những phần thông tin không có trong tờ khai, người thực hiện chứng thực phải gạch ngang các phần thông tin này trước khi chứng thực;

+ Phải đảm bảo rằng bạn đủ minh mẫn, nhận thức và làm chủ hành vi của mình tại thời điểm chứng thực hồ sơ cá nhân và những nội dung cần chứng thực không thuộc những trường hợp không được chứng thực chữ ký thì mới được chứng thực chữ ký.

Công ty HEFC (Học viện Kinh tế Quốc tế Ecole de Commerce) chúng tôi là một trong những tổ chức hành nghề công chứng uy tín và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực chứng thực hồ sơ cá nhân. Quý khách có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ của chúng tôi và liên hệ với chúng tôi tại website của HEFC: HEFC